สถานการณ์ตอนเริ่ม: งานหนึ่งชิ้นเริ่มจากข้อความและรูปในกลุ่ม LINE
ทุกออเดอร์เริ่มจากบรีฟที่ฝ่ายขายพิมพ์พร้อมรูปในกลุ่มแชท แล้วไหลต่อเป็นราคา การผลิต และการส่งโดยไม่มีที่เดียวที่บอกว่างานอยู่ตรงไหน เวลาอยากรู้สถานะ เจ้าของต้องถามในกลุ่มหรือเลื่อนหารูปเก่า
รายละเอียด
- ทีมเล็ก แต่ละคนถือข้อมูลคนละส่วน: บรีฟ ราคา บิล การส่ง
- ความรู้ว่างานไหนคืองานไหนอยู่ในความจำของคน ไม่ได้อยู่ในไฟล์
- ไม่มีใครผิด แค่เครื่องมือที่ใช้อยู่ไม่ได้ออกแบบมาเพื่อติดตามงาน
สิ่งที่ลูกค้าขอตอนแรก: บอทที่อ่านกลุ่ม LINE แล้วบอกสถานะได้
คำขอแรกคือบอทตัวหนึ่งที่นั่งอยู่ในกลุ่มแชทเดิม อ่านบรีฟ แล้วตอบได้ว่างานไหนถึงไหน เราไม่ได้เริ่มสร้างทันที แต่ขอดูงานจริงทั้งสายก่อน ตั้งแต่บรีฟจนถึงส่งของ
รายละเอียด
- คำขอแบบนี้ถูกต้องในแง่ความต้องการ แต่ที่ที่บอทควรอยู่ยังเป็นคำถาม
- เราใช้เวลา 2 นัดเดินผ่านงานทั้งสาย แทนการเริ่มเขียนโค้ด
สิ่งที่พบเมื่อลงไปดูงานจริง: ทีมหางานด้วยรูป ไม่ใช่ด้วยเลข
เมื่อถามว่าหางานเก่าอย่างไร คำตอบคือดูรูป ไม่ใช่ค้นเลขหรือชื่อ ระบบที่ไม่มีรูปจึงจะแพ้การเลื่อนแชทตั้งแต่วันแรก และกลุ่ม LINE ที่ใช้อยู่ก็ไม่ใช่ที่ที่ควรให้บอทนั่งอ่าน
รายละเอียด
- แกลเลอรีรูปจึงย้ายจากนอกขอบเขตมาเป็นหน้าหลัก
- จุดรับบรีฟย้ายจากกลุ่มแชทมาเป็นช่องแชทภายในระบบ: วางข้อความและรูปแบบเดิม AI ดึงข้อมูลออกมาให้
- LINE ยังอยู่ แต่กลายเป็นทางส่งสรุปงานทางเดียว ไม่ใช่ที่รับงาน
- ลูกค้า
- คาเฟ่ลมทะเล
- สินค้า
- แก้วเก็บความเย็น · สกรีน 1 สี
- จำนวน
- 500 ใบ
- งบต่อชิ้น
- 60 บาท
- วันส่ง
- ยังไม่มี · กรุณาเติม
ขอบเขตของระบบ: AI เสนอ คนยืนยัน ในสามจุดที่ชัดเจน
AI อ่านบรีฟแล้วเสนอข้อมูลงาน แต่คนเป็นผู้ยืนยันก่อนงานจะถูกสร้าง ราคาที่เสนอลูกค้าเป็นของคนตั้งเสมอ และข้อความถึงคู่ค้าที่ร่างให้จะไม่ถูกส่งโดยไม่มีคนตรวจ
รายละเอียด
- สถานะงานคำนวณจากข้อมูลที่มี เช่น มีราคาแล้วหรือยัง ถึงกำหนดหรือยัง ไม่มีใครต้องอัปเดตสถานะเอง
- บรีฟที่ไม่มีวันส่งจะถูกติดธง ไม่เดาวันแทน
- ใครเห็นอะไรกำหนดเป็นนโยบายรายฟิลด์ ข้อมูลลูกค้าเห็นเฉพาะคนที่ควรเห็น
- ทีมแอด LINE OA ของระบบเพื่อรับสรุปเช้าและบ่าย บอทไม่ตอบในกลุ่ม
เส้นประในภาพ = จุดที่คนตัดสินใจ
ทดสอบอย่างไร: ให้ทีมจริงทำงานจริงบนระบบ ไม่ใช่ดูเราเดโม
เกณฑ์รับงานคือให้ทีมจริงทดลองใช้ก่อนรับมอบ และสถานะที่เห็นบนเว็บต้องตรงกับสรุปใน LINE ทุกครั้ง หน้านี้ไม่มีตัวเลขผลลัพธ์ เพราะเรายังไม่ได้วัดร่วมกับลูกค้า
รายละเอียด
- ทดลองใช้งานจริงก่อน แล้วค่อยรับมอบ ไม่ใช่รับมอบจากสไลด์
- สิ่งที่ตรวจ: บรีฟใหม่ได้เลขงานไม่ซ้ำ สถานะเปลี่ยนทันทีเมื่อกรอกราคา งานค้างปรากฏทั้งบนเว็บและในสรุป
- สิ่งที่ไม่อ้าง: เวลาที่ประหยัดได้ ยอดขาย หรือจำนวนงาน เพราะไม่มีการวัดที่ตกลงกัน
สิ่งที่ยังอยู่นอกขอบเขต Phase 1 โดยตั้งใจ
Phase 1 ครอบคลุมบรีฟ สถานะ แกลเลอรีรูป และสรุปงานประจำวัน งานฝั่งเอกสารและการเงินยังไม่ทำใน Phase 1 แต่ออกแบบฐานข้อมูลเผื่อไว้ให้ต่อได้โดยไม่ต้องรื้อ
รายละเอียด
- ขอบเขตแบบนี้ลูกค้าเป็นคนเคาะ หลังเห็นตารางเข้า/ออกที่ชัดเจน
- ส่วนที่เหลือเป็นบล็อกถัดไปที่เลือกทำหรือไม่ทำก็ได้ ไม่ใช่งานค้าง
บทเรียนที่ใช้กับธุรกิจอื่นได้: เริ่มจากวิธีที่ทีมหางานอยู่แล้ว
ถ้าทีมหางานด้วยรูป ระบบต้องเริ่มที่รูป ถ้างานเริ่มในแชท จุดรับงานต้องรับแชทได้ และสถานะที่ดีที่สุดคือสถานะที่ไม่มีใครต้องกรอก
รายละเอียด
- ดูงานจริงก่อนตกลงขอบเขต ประหยัดกว่าแก้ทีหลังเสมอ
- AI ทำส่วนที่ซ้ำ: อ่าน ดึง ร่าง สรุป คนทำส่วนที่ต้องรับผิดชอบ: ยืนยัน ตั้งราคา ส่ง
- เริ่มที่จุดเดียวที่ทีมทำซ้ำวันละหลายรอบ แล้วค่อยขยาย
งานของคุณก็เริ่มในแชทเหมือนกันไหม
เคสนี้คือบริการ AI Agent / ระบบงานภายใน เล่าให้เราฟังว่างานติดตรงไหน แล้วเราดูงานจริงก่อนเสนอขอบเขต